> Qué es EDI, qué son IFTMIN e IFTSTA, dónde fallan los ficheros de cada día y qué pedirle a tu software para convivir con ellos. [Inicio](https://www.sendingbay.com/) · [Blog](https://www.sendingbay.com/blog) · EDI y ficheros Guía · Bestmile # Ficheros, EDI y Excel: cómo se pasan los datos en transporte En España hay 103.149 empresas de transporte público de mercancías con autorización nacional, y el 59,5 % tiene un solo vehículo, según el Ministerio de Transportes. Entre empresas así, el fichero (un Excel, un CSV o un mensaje EDI) es la forma de pasarse datos que cualquiera puede producir y cualquiera puede leer. Aquí está qué es cada formato, dónde falla y qué pedirle a tu software. Lo que vas a encontrar ## Un sector de empresas pequeñas El dato es del [Observatorio del Transporte de Mercancías por Carretera](https://cdn.transportes.gob.es/portal-web-transportes/transporte-terrestre/servicios_transportista/observatorio-mercacnias-carretera/observatorio_mercancias_oferta_y_demanda_2026_07.pdf) del Ministerio de Transportes, en su edición de julio de 2026. A 1 de julio había 103.149 empresas de transporte público de mercancías con autorización de ámbito nacional. De ellas, 61.328 tenían un solo vehículo autorizado, el 59,5 %, y sumando la misma tabla, el 85,7 % tenía cinco vehículos o menos. El propio informe lo resume en una línea: «se observa que el sector está atomizado, especialmente en los vehículos ligeros». Eso tiene una consecuencia directa sobre cómo se pasan los datos. Una agencia pequeña trabaja con varios clientes que cargan mercancía, con una o dos redes para las que reparte y a veces con colaboradores que le cubren zonas. Cada uno usa su propio programa, o ninguno. Montar una integración a medida con cada uno no es realista, ni por dinero ni por tiempo. Hace falta un formato que cualquiera pueda producir y cualquiera pueda leer, aunque sus sistemas no se conozcan de nada. Ese formato, casi siempre, es un fichero. ## Qué es un fichero de intercambio, y qué es EDI Conviene separar dos cosas que a menudo se mezclan: - El fichero «de andar por casa». Un Excel, un CSV (texto con columnas separadas por comas o puntos y coma) o un TXT de ancho fijo, donde cada dato ocupa siempre las mismas posiciones de la línea. Lo saca casi cualquier programa, lo abre casi cualquier persona y no sigue ninguna norma más allá de lo que acuerden las dos partes. - El EDI con norma. EDI es el intercambio electrónico de datos estructurados entre sistemas. La norma internacional de las Naciones Unidas para hacerlo es [UN/EDIFACT](https://unece.org/trade/uncefact/introducing-unedifact), que publica la Comisión Económica de las Naciones Unidas para Europa (UNECE) a través de su centro UN/CEFACT. Define mensajes con estructura fija para cada tipo de documento. Para transporte hay varios, y dos se entienden enseguida. Según el directorio oficial de UN/EDIFACT: - [IFTMIN](https://service.unece.org/trade/untdid/d22b/trmd/iftmin_c.htm) es el mensaje de instrucción: lo envía quien da la orden de transporte de un envío, en las condiciones acordadas, a quien organiza ese transporte. Es, en la práctica, «llévame esto». - [IFTSTA](https://service.unece.org/trade/untdid/d22b/trmd/iftsta_c.htm) es el informe de estado: sirve para comunicar el estado de un transporte o un cambio de ese estado, es decir, un evento, entre las partes que lo han acordado. Es «esto ya está entregado», o «esto no se pudo entregar». Y luego está el canal por el que viaja el fichero: un correo con un adjunto, una carpeta compartida o un servidor SFTP, que es transferencia de ficheros sobre una conexión cifrada (lo implementa, por ejemplo, el [sftp de OpenSSH](https://man.openbsd.org/sftp.1)). El formato dice qué se manda; el canal, cómo llega. ## Por qué el fichero aguanta Cada pocos años se anuncia el final del fichero y cada pocos años el fichero sigue ahí. No es nostalgia. Tiene cinco ventajas que una conexión directa entre sistemas no siempre iguala: - No exige que los dos lados se integren. Basta con acordar las columnas. Ninguno tiene que tocar el sistema del otro. - Lo habla un programa de hace veinte años. En nuestra experiencia, un sistema de gestión que no tiene API casi siempre sabe, por lo menos, exportar un fichero. - Deja rastro. El fichero es un documento: se puede guardar, volver a abrir y enseñar cuando hay una discusión sobre qué se pidió y cuándo. - Funciona por lotes. Los servicios de mañana se mandan esta tarde, de golpe. Para mucha operación de reparto, que se planifica de un día para otro, el tiempo real no aporta tanto como parece. - Es barato de cambiar de proveedor. Si mañana cambias de programa, tu cliente sigue mandando el mismo fichero. Con una integración a medida, cambiar de programa es rehacer la integración. Una conexión por API tiene ventajas reales: los datos llegan al momento, sin que nadie suba nada, y con menos errores de formato. Pero exige desarrollo en los dos lados y mantenimiento cuando uno de los dos cambia. Para una agencia con un solo vehículo y diez clientes, esa cuenta rara vez sale. Para una red grande con miles de envíos diarios, suele salir. Las dos cosas conviven, y van a seguir conviviendo. ## Dónde duele Que el fichero sea útil no quiere decir que sea cómodo. Los problemas que nos encontramos con frecuencia en operaciones de reparto pequeñas se repiten tanto que se pueden listar: - Las columnas cambian sin aviso. El cliente añade una columna, cambia el orden o renombra «Población» por «Localidad», y la importación que funcionaba ayer hoy mete el teléfono en la dirección. - La codificación rompe las tildes. Un fichero guardado con una codificación y leído con otra convierte «Alcañiz» en una ristra de símbolos, y con ella la dirección deja de encontrarse. - El separador no es el que se esperaba. En España las hojas de cálculo usan a menudo el punto y coma para separar columnas, porque la coma es el separador decimal. Un programa que espera comas lee una sola columna gigante. - Los códigos postales pierden el cero. Si la columna se trata como número, un código como 03001 puede quedarse en 3001. Le pasa a todos los que empiezan por cero, de Álava (01) a Burgos (09). - La dirección llega en un solo campo. Calle, número, piso y observaciones en la misma celda, que luego hay que desmontar para poder situar la entrega. - El mismo fichero se manda dos veces. Y si nadie lo detecta, el mismo servicio entra dos veces en la ruta. - El fichero llega y nadie lo procesa. Llega por correo a las siete y no entra en el sistema hasta que alguien lo abre a media mañana, cuando las rutas ya deberían estar hechas. Ninguno de estos problemas se arregla dejando de usar ficheros. Se arreglan con software que los lea bien y diga claramente cuándo no ha podido. Los servicios entran como ya te llegan Bestmile acepta los servicios uno a uno, en bloque con un Excel o un CSV, desde una web donde tus clientes los graban o por API, y geolocaliza las direcciones al entrar. [Probar Bestmile un mes gratis](https://sbbestmile.com/auth/idp/login?signup=1)[Ver qué hace Bestmile](https://www.sendingbay.com/bestmile) Un mes con acceso completo, sin tarjeta y sin permanencia. ## Lo que viene: el reglamento eFTI Hay una norma europea que conviene tener en el radar, sobre todo porque circula mal explicada. Es el [Reglamento (UE) 2020/1056](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=CELEX:32020R1056), sobre información electrónica relativa al transporte de mercancías, conocido por sus siglas en inglés, eFTI. Su artículo 1 dice que establece un marco jurídico para la comunicación por vía electrónica de la información reglamentaria del transporte de mercancías entre los operadores económicos y las autoridades competentes. Es aplicable desde el 21 de agosto de 2024, y según la [Comisión Europea](https://transport.ec.europa.eu/transport-themes/logistics-and-multimodal-transport/efti-regulation_en), se aplicará en su totalidad el 9 de julio de 2027: desde esa fecha, las autoridades de los Estados miembros tendrán que aceptar la información que los operadores compartan por vía electrónica a través de plataformas eFTI certificadas. Fíjate en a quién obliga: a las autoridades, a aceptar. El propio reglamento, en su considerando 7, deja a salvo que los operadores sigan transmitiendo la información en papel cuando la norma lo permita. No es una obligación para tu agencia de cambiar de sistema el 9 de julio de 2027, aunque algún comercial lo cuente así. En España, el documento de control ya tiene su propia norma digital: el [DeCA](https://www.sendingbay.com/blog-deca-documento-de-control), obligatorio en formato electrónico desde el 5 de octubre de 2026. Son dos piezas distintas que van en la misma dirección: que los datos del transporte viajen en un formato que una máquina pueda leer. Y eso es justo lo que ya hace un buen fichero. ## Qué preguntar a un software antes de firmar Si tus clientes te mandan los servicios en ficheros, y lo más probable es que sigan haciéndolo, estas son las preguntas que separan un programa que convive con ellos de uno que te obliga a rehacerlos a mano: - ¿Lee el fichero que ya me mandan, o me obliga a cambiarlo? Si la respuesta es «tu cliente tiene que adaptarse a nuestra plantilla», el trabajo de adaptar cada fichero lo vas a hacer tú. - ¿Qué pasa con las filas que no entiende? Lo que quieres es una lista de qué filas fallaron y por qué, no un «error al importar» sin más ni una importación que se traga los errores en silencio. - ¿Detecta un fichero repetido? Mandar dos veces el mismo es el error más fácil de cometer y uno de los más caros en ruta. - ¿Valida la dirección al entrar? Saber que una dirección no se encuentra cuando se importa es mucho mejor que saberlo con el conductor en la puerta. - ¿Puede convivir con una API cuando el cliente la tenga? Un cliente grande llegará con una integración, y no deberías tener que elegir entre él y los veinte que mandan un Excel. - ¿Puedo exportar mis datos cuando quiera? El fichero también sirve para salir. Si no puedes sacar tu histórico en un formato abierto, el cambio de proveedor te va a salir caro. ## Cómo entran los servicios en Bestmile En [Bestmile](https://www.sendingbay.com/bestmile), los servicios entran de cuatro formas: uno a uno desde el panel, en bloque cargando un Excel o un CSV, directamente por tus clientes desde una web propia donde graban sus servicios, o por API conectando el sistema que ya usas. Al entrar, las direcciones se geolocalizan automáticamente para poder enrutar. Dos matices para que nadie llegue esperando otra cosa. La conexión por API de tus clientes finales y la de tiendas online son servicios adicionales que se contratan aparte. Y lo que describe la página de Bestmile es Excel, CSV, web y API: si tus clientes te mandan mensajes EDIFACT, pregúntanos antes de dar nada por hecho. Lo que no te pide es cambiar de sistema: puedes empezar a planificar rutas y a gestionar conductores sin esperar a una migración completa, y que el resto siga como está. ## Preguntas frecuentes ### ¿Qué es EDI en transporte? Es el intercambio electrónico de datos estructurados entre los sistemas de cargadores, transportistas y operadores, sin volver a teclear nada a mano. La norma internacional de las Naciones Unidas es UN/EDIFACT, que publica la UNECE y que define mensajes con estructura fija, como IFTMIN para las instrucciones de transporte o IFTSTA para los estados. ### ¿Qué es un mensaje IFTMIN? Es el mensaje de instrucción de UN/EDIFACT. Lo envía quien da la orden de transporte de un envío, en las condiciones acordadas, a quien organiza ese transporte. Según su directorio oficial, sirve tanto para uso nacional como internacional y no depende del tipo de negocio. ### ¿Qué es un mensaje IFTSTA? Es el informe de estado de UN/EDIFACT. Sirve para comunicar el estado de un transporte o un cambio de ese estado, es decir, un evento como una entrega o una incidencia, entre las partes que lo han acordado. ### ¿Es obligatorio el eFTI para las empresas de transporte? No en el sentido en que suele contarse. El Reglamento (UE) 2020/1056 obliga a las autoridades a aceptar la información reglamentaria del transporte por vía electrónica, a través de plataformas certificadas, y según la Comisión Europea se aplicará en su totalidad el 9 de julio de 2027. Los operadores pueden seguir usando papel cuando la norma lo permita. ### ¿Cuántas empresas de transporte de mercancías hay en España? A 1 de julio de 2026 había 103.149 empresas de transporte público de mercancías con autorización de ámbito nacional, según el Observatorio del Transporte de Mercancías por Carretera del Ministerio de Transportes. El 59,5 % tenía un solo vehículo autorizado. ## Fuentes El número de empresas y su tamaño salen del [Observatorio del Transporte de Mercancías por Carretera. Oferta y Demanda. Julio 2026](https://cdn.transportes.gob.es/portal-web-transportes/transporte-terrestre/servicios_transportista/observatorio-mercacnias-carretera/observatorio_mercancias_oferta_y_demanda_2026_07.pdf) del Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible, apartado 5.3, con datos a 1 de julio de 2026; el 85,7 % es un cálculo propio sumando su tabla. Las definiciones de UN/EDIFACT, IFTMIN e IFTSTA son de UNECE y de su directorio UN/EDIFACT (versión D.22B), traducidas por nosotros. El marco eFTI sale del [Reglamento (UE) 2020/1056](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=CELEX:32020R1056) (artículos 1, 5 y 18, y considerando 7) y de la página de la Comisión Europea sobre el reglamento, consultada el 16 de octubre de 2026. Los problemas habituales con los ficheros y las preguntas al proveedor son elaboración propia, no datos de mercado. Las formas de entrada de Bestmile son las que describe su [página de producto](https://www.sendingbay.com/bestmile). ## Que el fichero de cada mañana entre solo [Bestmile](https://www.sendingbay.com/bestmile) recoge los servicios en Excel o CSV, desde una web para tus clientes o por API, geolocaliza las direcciones al entrar y reparte el día entre tus conductores. Pruébalo un mes gratis, con acceso completo, sin tarjeta y sin permanencia. [Probar Bestmile un mes gratis](https://sbbestmile.com/auth/idp/login?signup=1)[Ver qué hace Bestmile](https://www.sendingbay.com/bestmile)