DeCA: qué es y qué tienes que hacer desde el 5 de octubre

Qué es el DeCA y desde cuándo

DeCA son las siglas de Documento electrónico de Control Administrativo. No es un papel nuevo: es la versión digital del documento de control que ya tenía que acompañar a cada transporte de mercancías por carretera. Lo que cambió el 5 de octubre no fue la obligación de llevarlo, fue el formato.

La fecha sale de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de movilidad sostenible, que fijó la obligatoriedad a los diez meses de su entrada en vigor. Y el detalle técnico, que es donde está lo interesante, lo puso la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril.

Esa resolución es corta y muy concreta. Y por eso conviene leerla antes de fiarse de lo que cuente un comercial: define qué cuenta como digital, y deja fuera varias cosas que mucha gente da por válidas.

A quién le aplica, y a quién no

Empezamos por aquí porque es lo primero que hay que resolver, y porque hay bastante gente preparándose para algo que no le toca.

Sí le aplica al transporte público de mercancías por carretera interior , con origen y destino en España, y a las operaciones de cabotaje dentro del territorio español.

No le aplica al transporte internacional, aunque atraviese España: ahí sigue mandando la carta de porte CMR y los documentos de los convenios firmados.

Y hay cuatro transportes exceptuados que no están en la resolución, sino en el artículo 2 de la Orden FOM/2861/2012. Este es el punto que más se pasa por alto:

• Transportes para los que no hace falta título habilitante, que en la práctica es un asunto de kilos. Va justo debajo.
• Mudanzas.
• Vehículos accidentados o averiados transportados en vehículos especiales.
• Servicios de paquetería y cualesquiera otros similares, pero solo cuando impliquen recoger o repartir envíos de un reducido número de bultos que pueda manipular una persona sola. Es una excepción de operación, no de sector: va justo debajo.

Empecemos por la primera, que es la que más gente puede comprobar sin llamar a nadie. El transporte de mercancías en vehículos de hasta 2.000 kg de masa máxima autorizada no necesita título habilitante, así que tampoco necesita DeCA. Ojo a cómo se mide: es la masa máxima autorizada de la ficha técnica, un dato fijo del vehículo, no lo que cargues hoy. Si la ficha de tu furgoneta no pasa de esa cifra, esto no va contigo; y si la pasa, te aplica aunque ese día salgas medio vacío.

Y hay una vuelta de tuerca que conviene conocer si estás renovando flota: los vehículos de categoría N1 que usan combustibles alternativos suben el listón a 2.500 kg, siempre que su capacidad de carga útil no aumente respecto de un vehículo equivalente de hasta 2.000 kg. Es decir, se les perdona el peso de más que aporta la propia batería o el depósito.

La última merece un párrafo propio, porque es donde más gente se confunde: la excepción de paquetería no es del sector, es de la operación. La norma deja fuera recoger o repartir «envíos de mercancías consistentes en un reducido número de bultos que puedan ser fácilmente manipulados por una persona sin otra ayuda que las máquinas o herramientas que lleve a bordo el vehículo utilizado». Si lo que mueves son palés o bultos que piden carretilla, te aplica igual, aunque tu empresa se dedique a la paquetería.

¿Y si soy agencia de transporte, o reparto para una red?

Te aplica, y conviene saberlo porque mucha gente da por hecho lo contrario. El artículo 4 de esa misma orden nombra expresamente a la agencia de transporte, al transitario, al almacenista-distribuidor y al operador logístico entre los obligados a formalizar el documento cuando son quienes contratan al transportista efectivo. Esa figura es el cargador contractual, y el documento lo formalizan los dos: quien contrata el porte y quien lo hace.

Dicho de otro modo: una agencia suele estar en los dos lados a la vez. Es porteador frente a su cliente y cargador contractual frente al transportista al que subcontrata. No es que le afecte a medias: le afecta dos veces.

También queda fuera quien use el esquema del Reglamento (UE) 2020/1056, el de las plataformas eFTI, que es un régimen distinto y voluntario. Vuelve a aparecer más abajo, porque es el origen de una confusión cara.

Las tres trampas donde se cae la mayoría

La resolución no dice solo que el documento sea digital. Dice cómo. Y ahí hay tres requisitos que tumban las tres soluciones caseras más habituales.

1. Tiene que nacer digital, así que escanear el papel no vale

El fichero tiene que ser un PDF generado «mediante la transformación de datos estructurados». Es decir, construido a partir de la información del envío, no capturado de un papel.

Eso deja fuera de un plumazo la solución que casi todo el mundo tenía pensada: seguir con el documento de control en papel y fotografiarlo o escanearlo. Un PDF que por dentro es una imagen no cumple, por buena que sea la foto.

2. El enlace no puede pedir contraseña

El PDF lleva dentro un código QR con la dirección web única de ese documento. Y la resolución es tajante con lo que pasa al abrirla: «no será válida ninguna URL que dirija a una página web que requiera credenciales o autenticación».

Tiene toda la lógica cuando piensas en el momento en que se usa: un agente en el arcén de una carretera escanea un código. No va a crearse una cuenta.

Y tumba la segunda solución habitual, que es servir el documento desde el portal de clientes que ya tienes. Si para verlo hay que iniciar sesión, no cumple, por bueno que sea el portal.

3. Se emite antes de salir, no al volver

La aplicación tiene que generar el fichero «en cuanto sean conocidos y siempre antes del inicio efectivo del servicio». Y el conductor debe disponer de una copia antes de empezar, que puede enseñar en pantalla o en papel: las dos valen.

Esta es la tercera que cae. Un flujo que documenta los envíos al cerrar el día, cuando ya han vuelto las furgonetas, llega tarde por definición. No es cuestión de organizarse mejor: es que el documento tiene que existir antes de que arranque el vehículo.

Qué tiene que llevar el documento

El contenido mínimo lo fija el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012, y son ocho datos:

Fíjate en que cargador contractual y transportista efectivo van identificados por separado. No es un descuido de redacción: en el apartado siguiente se ve por qué importa tanto.

Al fichero, además, la resolución le pide no pasar de 5 MB, viajar por HTTPS con TLS 1.2 o superior, tener fecha y hora de creación y de cada modificación, y conservarse al menos un año. El enlace, eso sí, se puede desactivar a los siete días naturales de terminar el servicio.

Quién responde de qué

Esto casi no se cuenta y es de lo más útil que tiene la norma: la responsabilidad está repartida, no recae entera sobre el transportista.

• El cargador contractual responde de la inexactitud o la falta de los datos a) a d): su propia identificación, la del transportista efectivo, el origen y el destino, y la naturaleza y el peso de la mercancía.
• El transportista efectivo responde de los datos e), f) y g): la identificación de la autorización especial de circulación cuando el vehículo circule amparado por una, la fecha del transporte y la matrícula.
• Los dos responden de que el documento se formalice y vaya a bordo, salvo que el cargador pruebe que lo emitió.

El artículo 6 tiene ocho apartados desde el Real Decreto 70/2019, de 15 de febrero, que añadió la letra e) —la identificación de la autorización especial de circulación— y corrió las siguientes: la fecha pasó a ser f) y la matrícula, g). Lo que hizo la Orden TRM/282/2026, de 25 de marzo, fue otra cosa: actualizar los apartados 2 y 3 del artículo 7 para que sus remisiones apuntaran a las letras nuevas, porque desde 2019 se habían quedado desfasadas. El ámbito y las excepciones no se tocaron.

La consecuencia práctica es que a ti te pueden sancionar por un dato que rellenó otro , y al revés. De ahí que convenga que el documento salga de un sistema donde los datos ya estén, y no de un formulario que alguien rellena a mano con prisa.

Y si lo que estás es comparando programas para emitirlo, en software para el DeCA: qué cobra cada uno y qué mirar están las tarifas que publica cada uno y las tres cosas de la norma que puedes verificar tú antes de pagar.

Nadie está homologado, y nadie puede estarlo

Este es el párrafo que más dinero te puede ahorrar en las próximas semanas.

No existe homologación, certificación ni registro de aplicaciones del DeCA ante ninguna administración. La resolución dice que el dominio del repositorio donde se guardan los documentos «podrá ser cualquiera y no requerirá comunicación previa». Y el propio Ministerio lo responde con todas las letras: no hay que certificar las aplicaciones informáticas del DeCA.

Así que si estas semanas te llega alguien vendiendo que su programa es el homologado por el Ministerio, o que está autorizado o certificado para el DeCA, no está exagerando: se lo está inventando. Y es una buena señal para saber con quién no trabajar.

Lo desarrollamos entero en el sello que no existe y la multa que sí, con los artículos de la sanción y el reparto de responsabilidad entre cargador y transportista.

La confusión viene de las plataformas eFTI, del Reglamento (UE) 2020/1056. Esas sí se certifican, pero son otra cosa: intercambio de información de transporte con las autoridades europeas, y además voluntario. Quien mezcla los dos regímenes acaba vendiendo un sello que en el DeCA no existe.

Lo que sí tiene sentido preguntar a un proveedor es si cumple la especificación, punto por punto, con la resolución delante. Eso es comprobable. Un sello no.

La firma no es obligatoria

Otra que circula mucho. El DeCA no hay que firmarlo. La propia resolución lo aclara: ni la Orden FOM/2861/2012 ni la FOM/1230/2013 establecen requisitos de firma para estos documentos.

Si aun así decides firmarlo, entonces sí hay una exigencia: tendría que ser al menos firma electrónica avanzada de las que define el reglamento eIDAS. Pero es una opción tuya, no un requisito legal, y nadie debería vendértela como tal.

Qué pasa si te paran y no lo llevas

La falta del documento de control, la ausencia de alguno de sus datos esenciales o su cumplimentación incorrecta es infracción grave de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres, con multa de 401 a 600 euros.

Es una horquilla y depende del caso, así que desconfía de quien te dé una cifra redonda para meterte prisa. El orden de magnitud, en cualquier caso, es ese, y se aplica por cada transporte que te paren.

Qué comprobar para cumplir

Cinco comprobaciones, en este orden. Las tres primeras se hacen en diez minutos.

1. Mira si te aplica. Transporte interior o cabotaje, sí. Internacional, no. Mudanzas, no. Paquetería, solo si son pocos bultos que mueve una persona sola: si cargas palés, te aplica igual. Y si eres agencia y contratas el transporte, también, porque ahí eres el cargador contractual. Si tienes dudas con tu caso concreto, pregúntalo antes de cambiar nada.
2. Pregúntale a tu sistema de dónde sale el PDF. Si la respuesta es «de un escaneo» o «de una foto», no cumple, y no hay ajuste que lo arregle.
3. Abre el enlace en una ventana privada del navegador. Es la prueba más rápida que existe: si te pide iniciar sesión, no cumple. Si se descarga el documento, vas bien.
4. Comprueba en qué momento se genera. Tiene que estar hecho antes de que el vehículo salga, no al cerrar el día.
5. Pregúnta dónde se guarda y cuánto tiempo. Hay que conservarlo un año, y esa obligación es tuya, no de tu proveedor.

En resumen

El 5 de octubre no cambió lo que hay que documentar, cambió cómo. Y el listado de requisitos es lo bastante concreto como para que la mayoría de los apaños no pasen: la foto no vale, el portal con contraseña no vale, y documentar al final del día llega tarde.

La obligación, además, es del cargador y del transportista, no del proveedor de software. Nadie te la puede quitar de encima. Lo que sí puede hacer una herramienta es que el documento salga solo, con los datos que ya tienes, en el momento correcto.

Cómo lo emite SendingBay Bestmile

Bestmile ya genera el DeCA. No es algo previsto para octubre ni un añadido que llegue con la fecha: está en producción, funcionando hoy, y construido contra esta misma resolución.

Funciona así. Cuando arrancas la ruta, el documento se genera solo con los datos que ya tienes dentro. Sale un PDF con su código QR y su dirección única, que se abre sin pedir credenciales a quien lo escanee. Se guarda un año. Y si la ruta cambia después de emitirlo, se rehace con los datos al día y el anterior deja de descargar.

Y una que aparece en cuanto la ruta lleva carga de más de un cliente: como el documento identifica al cargador contractual, si en la misma furgoneta va mercancía de varios, sale un documento por cada uno. No hay que acordarse de separarlos.

Va incluido en Bestmile, sin coste aparte. Y si solo necesitas el documento, sin rutas, SendingBay DeCAbay lo emite suelto. No es un módulo que se contrate por separado ni se factura por documento emitido.

Y puedes probarlo un mes gratis, con acceso completo y sin tarjeta. La contratación es mensual y sin permanencia, así que puedes tenerlo funcionando hoy y decidir después. Puedes darte de alta ahora y emitir tu primer documento hoy mismo.

Y el conductor no necesita nada especial para llevarlo. Como el enlace del documento se abre sin contraseña, vale con pasárselo: lo abre desde su propio móvil y ya puede enseñarlo en un control. Si prefiere el papel, también sirve, porque la norma admite las dos formas.

Preguntas frecuentes

Fuentes

Los requisitos técnicos, el ámbito y las condiciones del enlace salen de la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE-A-2026-12784, publicada el 12 de junio de 2026). El ámbito de aplicación, los cuatro transportes exceptuados, el contenido mínimo y el reparto de responsabilidad, de la Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre, artículos 2, 6 y 7. El artículo 6 en su redacción vigente desde el Real Decreto 70/2019, de 15 de febrero (BOE-A-2019-2289), y el artículo 7 en la que dejó la Orden TRM/282/2026, de 25 de marzo (BOE-A-2026-7128). La fecha de obligatoriedad, de la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de movilidad sostenible. Consultadas el 24 de septiembre de 2026.