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Guía · Bestmile
Planificación de rutas: cómo se monta el reparto del día
Última milla· 18 ago 2026· 8 min de lectura
La planificación de rutas es el trabajo de organizar el reparto de un día antes de que empiece: reunir los servicios, repartirlos entre conductores y vehículos, y fijar el orden y los plazos con los que se sale a la calle. Es un trabajo distinto del de optimizar: optimizar es calcular el mejor orden de paradas, planificar es decidir qué se reparte, quién lo lleva y con qué margen. Esta guía explica cómo se monta esa jornada, por dónde entran los servicios y qué conviene decidir a mano y qué conviene delegar.
La planificación de rutas es el trabajo de organizar el reparto de un día antes de que empiece: reunir los servicios, repartirlos entre conductores y vehículos, y fijar el orden y los plazos con los que se sale a la calle.
La optimización es otra cosa: es el cálculo que, dado ese conjunto de paradas y restricciones, encuentra el orden que menos kilómetros y menos tiempo consume. Ese cálculo está desarrollado en la guía de optimización de rutas de reparto.
La diferencia importa porque se resuelven en momentos distintos y con herramientas distintas. Puedes optimizar perfectamente una jornada mal planificada y seguirás yendo mal: si has metido cuarenta paradas en un vehículo que no da para más de treinta, ningún algoritmo lo arregla. La planificación decide el problema; la optimización lo resuelve.
Por dónde entran los servicios
Todo empieza aquí, y es donde más tiempo se pierde sin que nadie lo mida. Un reparto normal recibe trabajo por varios canales a la vez, y cada uno llega en un formato distinto.
Las vías habituales:
A mano, desde el panel. Para los servicios sueltos y los que entran por teléfono.
Por fichero. El cliente manda un Excel o un CSV con las entregas del día. Es el caso más común en agencias que trabajan para varias empresas.
Desde un portal para tus clientes. Cada cliente graba sus propios servicios y llegan ya en tu formato, sin que nadie los transcriba.
Por API. El sistema del cliente habla con el tuyo directamente, sin fichero ni persona por medio.
La regla práctica: cuantos más servicios entren sin que nadie los teclee, menos errores tendrás en la calle. Una dirección mal copiada a las siete de la mañana es una entrega fallida a las cinco de la tarde, y para entonces ya no la puede arreglar nadie.
Merece la pena mirar cuántos de tus servicios entran hoy a mano. Suele ser bastante más de lo que se cree, porque el trasvase manual se hace tan rápido que no parece trabajo.
Qué hay que saber antes de repartir la carga
Con los servicios dentro, la planificación consiste en cruzarlos con lo que tienes. Estos son los datos sin los cuales no se puede montar una jornada realista.
Zonas. Qué área cubre cada conductor, y cuáles son las que solo sabe hacer alguien concreto porque conoce los portales, los horarios de los comercios y dónde se puede parar.
Capacidad del vehículo. Peso y volumen, que no siempre van juntos. Un reparto de cajas grandes y ligeras llena el vehículo mucho antes de que pese.
Ventanas horarias. El tramo en que cada destinatario puede recibir. Son la restricción que más condiciona el orden, y la que convierte una ruta corta en una ruta imposible. Cuando no se respetan aparecen los segundos intentos, que son la partida más cara de la última milla.
Tipo de servicio. Entrega normal, recogida, entrega con cobro, devolución, servicio urgente. No todos ocupan el mismo tiempo en la puerta.
Jornada disponible. Horas reales de cada conductor, con sus descansos. Planificar sobre la jornada teórica es la forma más común de que el reparto termine tarde todos los días.
Cómo se reparte la carga entre conductores
Aquí es donde una planificación se distingue de un listado. Hay tres criterios, y casi nadie usa uno solo.
Por zona. Cada conductor tiene su área fija. Es lo más simple, lo que mejor aprovecha el conocimiento de la calle y lo que peor se adapta cuando un día entra el triple de volumen en una zona y la mitad en otra.
Por carga. Se reparten los servicios para que todos los vehículos salgan parecidos de llenos y todas las jornadas duren parecido. Equilibra mejor, pero rompe la ventaja de que cada uno conozca su barrio.
Por cliente. Un conductor lleva siempre los servicios de las mismas empresas. Tiene sentido cuando el cliente exige trato continuado o cuando la entrega requiere saber algo particular, y encaja mal con la eficiencia pura.
Lo que funciona en la práctica es mezclar: zona como base, carga para equilibrar los días desiguales y cliente como excepción donde haga falta. Y dejar constancia de por qué se hizo así, porque el día que falte quien planifica, ese criterio se pierde con él.
Qué decide una persona y qué conviene delegar
Esta es la pregunta útil, y la respuesta no es «todo a la máquina».
Lo que decide una persona: qué clientes son intocables, qué zonas necesitan a alguien concreto, qué servicio se cae si el día viene imposible, y qué promesa se le hace a un cliente que llama. Son decisiones de negocio, no de cálculo.
Lo que conviene delegar: el orden de las paradas dentro de cada ruta. Cruzar ventanas horarias, capacidad, prioridad y geografía a la vez es un problema que crece muy deprisa: con diez paradas una persona lo resuelve, con cuarenta ya no, no porque le falte oficio sino porque las combinaciones posibles se disparan.
El reparto sano es ese: la persona pone el criterio y las excepciones, el sistema pone el orden. Cuando se invierte, pasa una de dos cosas. O el jefe de tráfico se pasa la mañana ordenando paradas en un mapa en vez de hablando con clientes, o el sistema decide algo que en la calle no tiene sentido y nadie puede explicar por qué.
Planificar la noche antes o por la mañana
Las dos formas se usan y las dos son defendibles.
La noche antes da margen: las rutas están listas al abrir y los conductores salen antes. Funciona cuando el volumen del día siguiente ya está cerrado a una hora razonable.
Por la mañana recoge todo lo que entró de madrugada, que en e-commerce y en urgentes es mucho. A cambio, retrasa la salida.
Lo que decide no es la preferencia, es a qué hora se cierra tu entrada de servicios. Si el ochenta por ciento del volumen está dentro a las ocho de la tarde, planificar de noche te da una hora de ventaja cada mañana. Si sigue entrando trabajo a las seis, planificar de noche solo significa replanificar dos veces.
Y hay un tercer factor que casi nadie mete en la ecuación: da igual cuándo planifiques si no puedes rehacer la jornada cuando algo cambia a media mañana. Pero eso ya no es planificar, y tiene capítulo aparte en la guía de optimización dinámica.
Cómo planifica Bestmile
Bestmile es el producto de última milla de SendingBay y cubre esta parte entera. Los servicios entran por cuatro vías, la que mejor te encaje: a mano desde el panel, por carga de Excel o CSV, desde un portal donde tus propios clientes graban sus servicios en vez de mandártelos por WhatsApp, o por API contra los sistemas que ya usas. Entren como entren, las direcciones se geolocalizan solas.
Con los servicios dentro, el enrutador agrupa los envíos por vehículo y monta las rutas cruzando servicios, vehículos y restricciones. O lo haces tú: el jefe de tráfico puede decidir qué lleva cada conductor y dejar que el sistema optimice solo el orden. Las dos formas conviven, que es justo lo que pide una agencia real.
Cuando la jornada arranca, cada conductor recibe su ruta en el móvil y la sigue parada a parada.
Preguntas frecuentes
Es el trabajo de organizar el reparto de un día antes de que empiece: reunir los servicios que entran por los distintos canales, repartirlos entre conductores y vehículos según zona, capacidad y ventanas horarias, y fijar el orden con el que se sale a la calle. Es previo y distinto del cálculo de la ruta óptima.
Planificar es decidir qué se reparte, quién lo lleva y con qué margen. Optimizar es calcular el orden que menos kilómetros y tiempo consume. La planificación decide el problema y la optimización lo resuelve, así que una jornada mal planificada no se arregla optimizándola: ningún algoritmo mete cuarenta paradas en un vehículo que da para treinta.
Con tres criterios que casi siempre se combinan: por zona, aprovechando que cada conductor conoce su área; por carga, para que todos los vehículos salgan parecidos de llenos y las jornadas duren parecido; y por cliente, cuando una empresa exige trato continuado. Lo habitual que funciona es zona como base, carga para equilibrar los días desiguales y cliente como excepción.
Depende de a qué hora se cierra tu entrada de servicios, no de la preferencia. Si el grueso del volumen está dentro por la tarde, planificar de noche adelanta la salida. Si sigue entrando trabajo de madrugada, solo obliga a replanificar dos veces. En ambos casos hace falta poder rehacer la jornada.
No hay un número universal: depende de la densidad de la zona, del tiempo en cada puerta, de las ventanas horarias y del tipo de servicio. Un reparto urbano con portales juntos admite muchas más paradas que uno rural. Tu cifra sale de medir el tiempo medio por parada y las horas reales de jornada.
Un software de planificación de rutas recoge los servicios que entran por distintos canales, los cruza con los vehículos y conductores disponibles y sus restricciones, y devuelve las rutas del día listas para el móvil de cada conductor. A diferencia de una hoja de cálculo, mantiene juntos el servicio, el vehículo y la restricción.
En resumen
Planificar el reparto es decidir el problema: qué entra, quién lo lleva y con qué margen. Optimizar es resolverlo. Se hacen en momentos distintos y confundirlos sale caro, porque una jornada mal planificada no se arregla con ningún cálculo. Empieza por mirar cuántos servicios entran hoy tecleados a mano, sigue por repartir la carga con un criterio escrito y no con la costumbre, y deja el orden de las paradas para la máquina, que es lo único de todo esto que hace mejor que tú.
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