Inicio · Blog · Programa de facturación para mensajería
FacturaciónLa declaración que puedes exigir19
Guía · SaaS
Programa de facturación para mensajería: qué preguntar antes de enero
Facturación· 14 sep 2026· 11 min de lectura
No existen programas de facturación homologados por Hacienda. Lo dice la propia Agencia Tributaria: es «una autocertificación del propio productor» y «no se prevé ningún registro previo del producto por parte de nadie». Lo que sí existe es un papel que puedes pedir antes de firmar, una multa fija de 50.000 euros por ejercicio para quien tenga instalado un programa sin certificar, y una fecha en el calendario: el 1 de enero de 2027 si tu agencia es una sociedad. Esto es lo que conviene preguntar antes de contratar, y qué respuesta vale.
VeriFactu no entra para todos el mismo día. El reglamento fija dos fechas, las dos de
2027, y la que te toca depende de por qué impuesto tributas, no de tu tamaño ni de tu
facturación.
Quién
Desde cuándo
Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (la SL o SA con la que opera casi cualquier agencia)
1 de enero de 2027
Resto de obligados: autónomos con actividad económica, no residentes con establecimiento permanente y entidades en atribución de rentas
1 de julio de 2027
Si tu mensajería factura desde una sociedad, tu fecha es enero. Y conviene no
confiarse con el margen: la fecha no es «cuando compre el programa», es tener los sistemas
adaptados antes del 1 de enero de 2027, migrado, con el histórico donde toque y con la gente
sabiendo usarlo.
Dos precisiones que ahorran disgustos. La primera: el calendario de 2026 que sigue
circulando quedó sin efecto, lo cambió el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre. Si
una comparativa, un comercial o una guía te dan las fechas de 2026, está desactualizada y conviene
desconfiar del resto de lo que diga. La segunda: quien lleva los libros registro a través
del Suministro Inmediato de Información (SII) queda fuera del reglamento, por el artículo
3.3. Afecta sobre todo a agencias grandes, y si es tu caso conviene confirmarlo con tu asesoría
antes de cambiar nada.
Qué exige VeriFactu por dentro (el registro encadenado, la huella, el registro de eventos, el QR)
está explicado con sus artículos en la
guía de facturación para agencias de transporte.
Aquí vamos a lo otro: cómo se comprueba que un programa lo cumple de verdad.
No hay lista de programas homologados
Es la primera respuesta que casi nadie espera. Buscas «programa de facturación homologado por
Hacienda» esperando encontrar un listado oficial, y no lo hay. No es que falte: es que no
existe esa figura.
Lo dice la Agencia Tributaria en sus propias preguntas frecuentes, respondiendo a si certifica
los sistemas:
«No. Para certificar un producto se trata de una autocertificación
del propio productor del producto SIF realizada como Declaración Responsable.»
Y por si quedaba duda, en la misma página:
«Para cumplir con la normativa a este respecto no se prevé ningún registro
previo del producto SIF por parte de nadie.»
Traducido a lo que te interesa: «estamos homologados por Hacienda» no significa nada,
porque no hay nadie homologando. Quien lo use como argumento de venta o no conoce su propia
normativa o cuenta con que tú no la conozcas. En ninguno de los dos casos es a quien quieres
confiarle la facturación de tu agencia.
La buena noticia es que lo que sí existe es mucho más útil que un sello, porque lo puedes
comprobar tú.
La declaración responsable: el papel que puedes pedir hoy
El artículo 13 del Real Decreto 1007/2023 obliga a quien produce el programa a
certificar, mediante declaración responsable, que cumple el reglamento. Y lo importante para quien
compra está en los tres apartados siguientes, que casi nadie lee:
Tiene que constar por escrito y de modo visible en el propio programa, y
en cada una de sus versiones. No vale una declaración de hace dos años para
la versión que vas a usar tú.
Tiene que estar a tu disposición en el momento de la compra, y también a
disposición del comercializador. O sea: antes de firmar, no después.
Puedes solicitarla al productor o al comercializador, igual que puede
hacerlo la Administración. Y ellos están obligados a guardar la de todas las versiones.
Tiene contenido tasado: identificación del sistema, su tipología, composición
y funcionalidades, las características de la instalación, los datos identificativos y de
localización del productor, y la fecha y el lugar de la firma.
Esto convierte una conversación incómoda en una petición concreta: «enséñame la
declaración responsable de la versión que voy a usar». Es una pregunta que no se puede
esquivar con adjetivos.
Y hay una fecha que juega a tu favor
Tu plazo es 2027, pero el de tu proveedor venció hace más de un año. El
reglamento da a productores y comercializadores nueve meses desde la entrada en vigor de la orden
ministerial para ofrecer sus productos plenamente adaptados, y esa cuenta terminó el
29 de julio de 2025. No es interpretación nuestra: la fecha aparece escrita en las
preguntas frecuentes de la propia Agencia Tributaria.
Así que si en septiembre de 2026 alguien te dice «lo tendremos listo para cuando entre en vigor»,
la respuesta correcta no es dar las gracias: es preguntar por qué llega tarde a un plazo que era
suyo.
Lo puedes comprobar esta misma tarde
Abre el programa que usas ahora y busca la declaración responsable. Tiene que estar visible
dentro, con el nombre del fabricante y la fecha de la firma. Si no aparece, ya sabes la primera
pregunta que hacer mañana.
Lo que un programa genérico no resuelve en una mensajería
Aquí está la diferencia real entre un programa de facturación y un programa de facturación
para mensajería, y no tiene que ver con la normativa.
Una asesoría emite treinta facturas al mes. Una agencia de mensajería emite treinta
facturas con veinte mil líneas de envío detrás, y cada línea lleva su tarifa según cliente,
zona, peso, servicio y fecha, más los recargos que apliquen: combustible, reembolso, seguro, entrega
fallida, devolución, segunda visita.
Un programa de facturación corriente hace muy bien lo suyo: emite la factura, la encadena, le
pone el QR y cumple. Lo que no hace es saber de dónde sale el importe. Y ahí está
la trampa, porque el resultado parece correcto:
Si el importe se calcula en una hoja aparte y se teclea en el programa,
el registro encadenado deja constancia del número tecleado, no del cálculo.
La factura es trazable; tu tarifa, no.
Cuando el cliente pregunta por qué a ese envío se le aplicaron 4,80 € y no 3,90 €, la
respuesta sigue estando en una hoja que nadie audita.
Y en transporte se rectifica mucho (un peso mal declarado, un recargo que no
tocaba). Con VeriFactu cada rectificación genera su propio registro, así que lo que hoy se
arregla cambiando una celda pasa a dejar rastro. Mejor que el rastro no cuente una historia
rara.
Por eso la pregunta que separa a unos programas de otros no es «¿cumples VeriFactu?», que a
partir de 2027 debería cumplirlo cualquiera. Es «¿dónde vive el cálculo?». Si las
tarifas están dentro del sistema y la factura se construye desde los envíos, cumples y además
cierras el mes. Si están fuera, has comprado la mitad del problema.
Ocho preguntas, con la respuesta que vale
Ninguna de estas se responde con una demo bonita. Y las cuatro primeras se contestan con
documentos, no con opiniones.
¿Me enseñas la declaración responsable de la versión que voy a usar?
Respuesta que vale: el documento, con el nombre del productor, la descripción del sistema y la
fecha de firma. Respuesta que no vale: «estamos homologados», «estamos certificados por
Hacienda», «estamos en ello».
¿Desde cuándo la tenéis?
Su plazo terminó el 29 de julio de 2025. Una fecha posterior no descalifica a nadie, pero
explica bastante sobre cómo llevan los plazos.
¿Remitís los registros a la AEAT o los conserváis firmados?
El reglamento admite las dos modalidades. Lo que no admite es que no sepan cuál usan.
¿La factura sale con su código QR?
Es requisito, y es lo único que el cliente final ve. Pídeles un PDF de ejemplo, no una
captura.
¿De dónde sale el importe de cada línea?
Respuesta que vale: de las tarifas cargadas en el sistema, aplicadas al envío. Respuesta que
no vale: «lo importas desde tu Excel».
¿Cómo se hace una rectificativa y qué registro genera?
En transporte se rectifica cada semana. Si dudan aquí, no han facturado transporte.
¿Y si facturo en territorio foral o a la Administración?
TicketBAI si tributas en Álava, Bizkaia o Gipuzkoa, y ya está en vigor. FACe si facturas a la
Administración General del Estado. Son cosas distintas de VeriFactu y conviene preguntarlas
por separado.
¿Cuánto cuesta, por escrito, y qué se factura aparte?
Precio del plan, qué volumen incluye, qué pasa al pasarte, cuánto cuesta una sociedad
adicional, el onboarding y la formación. Antes de la demo.
Cuánto cuesta que no cumpla, y quién lo paga
Esta es la parte que casi nunca aparece en las páginas de producto, y es la que responde a quién
le cae el marrón cuando el programa no cumple. Está en el artículo 201 bis de la Ley General
Tributaria, y reparte a los dos lados:
Quién
Por qué
Cuánto
Tú, que lo usas
Tener un programa que debiendo estar certificado no lo está, o haber alterado uno que sí lo estaba
50.000 € por cada ejercicio
Quien lo fabrica o lo vende
Producir o comercializar sistemas que no cumplen las especificaciones
150.000 € por ejercicio con ventas y por cada tipo de sistema
Quien lo fabrica o lo vende
No certificar, estando obligado
1.000 € por cada sistema comercializado sin el certificado
Las tres son infracciones graves y las tres son multas fijas,
no horquillas que se gradúen a la baja. Y conviene leer la primera fila despacio, porque desmonta la
frase más repetida del sector: que tu proveedor pueda ser sancionado no te libra a ti.
Son dos infracciones distintas, con dos sujetos distintos. La suya es por venderlo; la tuya, por
tenerlo.
Un matiz de fechas, para no exagerar: el artículo 201 bis está en vigor desde el 11 de octubre de
2021, pero la infracción por tenencia solo puede cometerse cuando ya te obliga el reglamento, es
decir desde tu fecha: enero o julio de 2027. La de producir y comercializar, en
cambio, juega con el plazo de los nueve meses, que venció en julio de 2025.
Y no, tampoco existe aquí un proveedor que «te cubra las espaldas»: el artículo 201 bis te nombra
a ti como sujeto de la infracción por tenencia, y ninguna cláusula de contrato cambia a quién
sanciona una ley tributaria. Como mucho podrás reclamarle después, que es otra conversación y mucho
más larga.
El precio, por escrito y antes de la demo
Ya que vas a cambiar de programa, aprovecha para resolver la otra pregunta que en este sector
cuesta que te contesten: cuánto cuesta.
Pedir el precio antes de la demo no es desconfianza, es orden. Una demo son dos horas tuyas y de
quien lleva tu administración, y si el número no encaja, esas dos horas no se recuperan. Cuando el
precio solo aparece después de la demo, no suele ser porque no exista: es porque funciona mejor
cuando ya has invertido tiempo.
Tres cosas conviene tener por escrito antes de sentarte:
La cuota y qué volumen incluye, y qué ocurre el mes que te pasas.
Qué se factura aparte: sociedades adicionales, usuarios, integraciones,
horas de formación, migración del histórico.
Permanencia. Un contrato a dos años para adaptarte a una norma que entra en
2027 es una forma cara de resolver un problema de fechas.
Nosotros publicamos los nuestros en la
página de tarifas, con lo que incluye cada plan y lo que
cuesta cada extra. No es generosidad: es que un precio publicado se puede comparar, y preferimos que
nos comparen a que nos descarten.
En resumen
No hay programas homologados por Hacienda y no los va a haber, porque el sistema que eligió la
norma es otro: el fabricante se autocertifica y tú puedes exigir ese papel. Eso, que
suena a menos garantía, en realidad te da más control, porque una declaración responsable la lees en
cinco minutos y un sello solo te obliga a confiar.
Las fechas son enero de 2027 si facturas desde una sociedad y julio de 2027 en el resto de casos.
La multa por tener un programa que no cumple son 50.000 euros por ejercicio y la paga quien lo tiene
instalado. Y en una mensajería, cumplir la norma es la mitad del trabajo: la otra mitad es que el
importe de cada línea salga de tus tarifas y no de una hoja de cálculo que nadie audita.
Cómo lo resuelve el SaaS de SendingBay
Aplicándonos lo de arriba, que es lo justo.
Nosotros tampoco estamos homologados, porque nadie puede estarlo. Lo que sí
tenemos es la declaración responsable que exige el artículo 13, y si vas a contratar,
pídenosla: es tu derecho antes de firmar, con nosotros y con cualquiera.
Del resto, esto es lo que está publicado y puedes verificar sin llamarnos. El
SaaS de SendingBay emite la facturación electrónica B2B adaptada a la
normativa fiscal vigente en España, con VERI*FACTU y TicketBAI, genera las facturas para
presentarlas a través de FACe, e incluye una sociedad con emisión de facturas con
código QR. Cada sociedad adicional son 15 € al mes.
Y lo que importa de verdad en una mensajería: las tarifas viven dentro. Se
cargan una vez por cliente, zona, peso o servicio, y el sistema las aplica a cada envío para armar
la factura del periodo, con sus servicios especiales y sus cargos directos. El cálculo no está en
una hoja aparte, así que cuando el cliente pregunta por un importe, la respuesta está en el sistema.
Los planes empiezan en 130 € al mes hasta 2.500 envíos mensuales, con pago
mensual y sin permanencia. El desglose de los cuatro planes y de cada extra está en
la página de tarifas, y el alta se hace
desde aquí.
No, y no es que falten: no existe esa figura. La Agencia Tributaria lo explica en sus preguntas frecuentes, donde llama al proceso una autocertificación del propio productor y aclara que no se prevé ningún registro previo del producto por parte de nadie. Quien se anuncie como homologado por Hacienda no está diciendo la verdad.
Antes del 1 de enero de 2027 si tributas por el Impuesto sobre Sociedades, que es el caso de casi cualquier agencia constituida como SL. Antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados, autónomos incluidos. Las fechas las fijó el Real Decreto-ley 15/2025 y dejaron sin efecto el calendario anterior de 2026.
Es el documento con el que el fabricante certifica que su programa cumple el reglamento. Según el artículo 13 del Real Decreto 1007/2023 debe constar por escrito y de modo visible en el propio sistema, en cada versión, y estar a tu disposición en el momento de la compra. Puedes pedirla al productor o al comercializador.
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria fija 50.000 euros por cada ejercicio para quien tenga un sistema que debiendo estar certificado no lo esté. A quien lo fabrica o lo comercializa le corresponden 150.000 euros por ejercicio y tipo de sistema. Son infracciones distintas: la sanción del proveedor no te libra a ti.
El volumen de líneas y el origen del importe. Una factura de mensajería lleva detrás miles de envíos con su tarifa por cliente, zona, peso y servicio, más recargos. Si ese cálculo vive en una hoja aparte y el total se teclea, el registro encadenado guarda el número tecleado y tu tarifa sigue sin ser trazable.
No. El artículo 3.3 del reglamento deja fuera a quienes llevan los libros registro a través del Suministro Inmediato de Información. Afecta sobre todo a agencias grandes por volumen de facturación o por pertenecer a un grupo de IVA. Si crees que es tu caso, confírmalo con tu asesoría antes de cambiar de programa.
Fuentes
Las fechas de obligatoriedad, el ámbito subjetivo, la exclusión de quienes están
en el SII, el contenido de la declaración responsable (artículo 13) y el plazo de nueve meses de
productores y comercializadores salen del texto consolidado del
Real Decreto 1007/2023,
en su redacción vigente tras el
Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre.
Las citas sobre la autocertificación y la ausencia de registro previo, y la fecha del 29 de julio de
2025, de las
preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria
sobre sistemas informáticos de facturación. Las sanciones, del artículo 201 bis de la
Ley 58/2003, General Tributaria.
Las especificaciones técnicas, de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre. Los planes y precios de
SendingBay, de nuestra página de tarifas. Consultadas el 14
de septiembre de 2026. Esto explica lo que dice la norma; para tu caso concreto, pregúntanos o
consulta con tu asesoría.
La factura sale de los envíos, no de una hoja
El SaaS de SendingBay carga tus tarifas una vez y las aplica a cada envío para armar la factura del periodo, con VERI*FACTU, TicketBAI y FACe. Desde 130 € al mes, sin permanencia y con el precio publicado.
