Software para el DeCA: comparativa de precios y qué comprobar antes de contratar

Los precios de los cuatro programas están consultados el 24 de septiembre de 2026 en la web de cada fabricante, y las opciones gratuitas, el 13 de octubre. Cuando una empresa no publica su tarifa, lo decimos en lugar de estimarla. Y un aviso que toca dar antes de empezar: SendingBay es parte de esta comparativa, con SendingBay DeCAbay. Van en orden alfabético y no siempre somos la opción más barata; está señalado.

Si lo que buscas es qué es el DeCA, a quién obliga y quién queda fuera, eso está en DeCA: qué es y qué tienes que hacer desde el 5 de octubre.

Por qué las cuotas no se pueden comparar

La tentación es ordenar por cuota mensual y quedarse con la más baja. Aquí es un error, porque los cuatro programas no cobran por lo mismo.

• Cuota mensual con documentos incluidos. Pagas todos los meses una cifra fija que trae una bolsa de DeCA. Si no llegas a la bolsa, pagas igual; si la pasas, cada documento de más se cobra aparte.
• Bono de prepago. Compras una cantidad de documentos y los gastas cuando quieras, sin cuota. Si emites poco es más barato; si emites a diario se acaba enseguida.
• Licencia o presupuesto a medida. Ni cuota publicada ni bono: pides tarifa y esperas.

Comparar «150 documentos al mes» con «150 documentos al año» no dice nada. Lo que se compara es cuánto pagas tú según los DeCA que emitas, y eso está en la tercera tabla.

Lo que cobra cada uno

Orden alfabético. Los importes no incluyen IVA.

Dos de los cuatro no publican precio. DeCAtrans lo publica solo del bono y de sus cuatro planes dice «consultar tarifa». tuDeCA va por demo y presupuesto. No es un defecto moral, pero sí un dato: pedir precio significa dejar tu teléfono y esperar, y a diez días de la fecha esperar cuesta.

Plataforma DeCA, de Pretium Gestión, es la única que cubre también viajeros con la hoja de ruta. DeCAbay no la emite, y conviene saberlo si mueves personas además de mercancía.

Cuánto pagas según lo que emitas

Esto es lo que de verdad responde. Coste anual con las tarifas publicadas, IVA no incluido.

El cruce está en unos cien documentos al mes. Por debajo de esa cifra, un bono de prepago sale más barato que cualquiera de estas cuotas, y es justo lo que le conviene al transportista que emite pocos DeCA porque el resto se los da hechos el cargador. Lo decimos aunque no nos favorezca, porque es verdad y porque se comprueba en dos minutos.

Por encima de cien al mes gana DeCAbay, y la distancia se abre rápido. A 250 documentos mensuales son 360 € al año frente a los 600 € del bono y los 689,88 € del Starter. A 500 al mes, 660 € frente a 1.200 € y 1.439,88 €.

Y el documento suelto, que es donde se va el dinero el mes que se tuerce: 0,10 € en DeCAbay, la mitad que el bono de DeCAtrans y menos de la mitad que el Starter de Plataforma DeCA. Solo el plan Business baja de ahí, a 0,08 €, con una cuota de 89,99 € al mes: te compensa a partir de unos 7.000 documentos al año.

Las tres comprobaciones que puedes hacer tú

El precio no dice si el documento cumple. La norma define «digital» con precisión, y tres de sus requisitos los verifica cualquiera en cinco minutos. Pide a quien te ofrezca un programa un documento de ejemplo ya emitido y haz esto:

• Abre su enlace en una ventana privada. Si pide iniciar sesión, no cumple. La resolución no admite ninguna URL que dirija a una página que requiera credenciales o autenticación, ni que incorpore botones de descarga u otros elementos que obliguen a interactuar. Quien controla en carretera escanea el código y tiene que recibir el documento, sin más.
• Mira si el código QR va dentro del PDF. La norma pide que el fichero incluya en el propio PDF un QR con la dirección web única del documento.
• Intenta seleccionar el texto con el ratón. Si puedes, el documento nació de datos. Si no, es una imagen, y no valen los ficheros obtenidos escaneando un papel ni las imágenes digitalizadas.

Y una cuarta que no se ve pero se pregunta: cuánto tiempo conservan el documento. La norma pide un año como mínimo, y tirarlo antes es la misma infracción que no llevarlo.

Qué hemos comprobado y qué no

Por honestidad, porque somos parte de la comparativa.

De DeCAbay hemos abierto un documento real y lo hemos medido, porque podíamos: 7.918 bytes de los 5 MB que permite la norma, sin ningún objeto de imagen dentro, con fecha y hora de creación y de modificación en los metadatos del PDF, con el código QR dibujado en vectorial dentro del fichero, y con su enlace devolviendo el PDF directo, sin redirecciones y sin pedir nada, desde un navegador sin sesión abierta.

De los demás no. No tenemos un documento de ejemplo suyo, así que lo que aparece en las tablas es lo que publican ellos. DeCAtrans dice que todos sus planes generan «PDF nativo digital con código QR verificable». Plataforma DeCA dice que incluye «código QR de verificación e historial». No lo hemos verificado y preferimos decirlo a dar a entender otra cosa.

Es exactamente la razón por la que existe el apartado anterior: pide el documento y compruébalo tú, a ellos y a nosotras.

Por qué SendingBay DeCAbay

Y si lo que te frena es tener que cambiar de programa, no hace falta: está contado en DeCAbay: emite el DeCA sin cambiar tu TMS, tu ERP ni tu Excel.

Puestos a decir cuál recomendamos, lo decimos con los motivos delante.

• De los cuatro de esta comparativa, es el más barato a partir de cien documentos al mes, y el que menos cobra por documento suelto: 0,10 €.
• Lleva los ocho datos del artículo 6, incluida la autorización especial de circulación y la matrícula del remolque, que son las dos que más se olvidan.
• El documento se emite antes de que arranque el vehículo, que es lo que pide la norma, y no al cerrar el día.
• Sin migración. Das de alta vehículos, conductores y clientes una vez y a partir de ahí se rellenan solos. La mercancía va a mano o importando un CSV o un Excel.
• Tres días de prueba sin tarjeta, y al tercero la cuenta se bloquea pero no se borra nada: los documentos emitidos se conservan y la cuenta se reactiva al completar el pago.

Y dos cosas que no hace, para que nadie se lleve una sorpresa. No emite la hoja de ruta de viajeros. Y los papeles propios de mercancías peligrosas, residuos o animales los sigues haciendo como hasta ahora: DeCAbay emite el DeCA, no sustituye a esa documentación.

Si además de emitir el documento necesitas planificar el reparto, entonces lo tuyo no es DeCAbay: es SendingBay Bestmile, que optimiza las rutas de tu equipo y emite el DeCA incluido en su plan, sin coste aparte. DeCAbay es para quien solo necesita el documento.

Una última cosa que conviene tener clara y que no depende del programa que elijas: quien responde ante la Inspección eres tú, no tu proveedor. Está explicado en Homologación del DeCA: el sello no existe, la multa sí, junto con por qué no hay ningún programa homologado por el Ministerio.

Preguntas frecuentes

Fuentes